सहकारीको आन्तरिक निरीक्षण गर्दा ध्यान पुर्याउनुपर्ने पक्षहरु
सहकारी संस्था सिद्धान्तः स्वनियममा चल्ने निकायहरु हुन् । त्यसैले संस्थाका जिम्मेवार व्यक्तिहरुमा संस्थाको कारोबार, क्षेत्र, आर्थिक तथा सुसासनका विषयमा संस्थाका पदाधिकारी तथा कर्मचारीलाई संस्थाको आन्तरिक चेक जाँच तथा परिक्षण गर्नुपर्ने
१. सहकारी संस्था निरिक्षण जाँचका आधारहरु :
कुनै पनि निकाय वा संस्थालाई निरिक्षण गर्दा निरिक्षणको आधारहरु हुन्छन् । जसको परिक्षण जाँच गर्दै सहि र गलत वा सुधार योग्य विषयवारेमा निरिक्षण गर्ने निकाय, तह अनुसार सुझाव, निर्देशन र कारवाहीका प्रक्रिया अघि वढ्दछन । निरिक्षणका आधारहरु सामान्यतया नियम कानुन नै भएतापनि सहकारी संस्थाको आन्तरिक निरिक्षणको क्रममा भने त्यस वाहेक लेखा, सुसासन जस्ता विषयलाई पनि आधार वनाईनु पर्छ । सहकारी संस्थाको निरिक्षणको लागि निम्न आधारहरु लिन सकिन्छः
क) सहकारी ऐन नियम र मापदण्ड
ख) संस्थाको विनियम, नीति र निर्देशिका
ग) साधारण सभाको निर्णय , समितिको निर्णय
घ) लेखाका नियमहरु, सपोर्ट कागजातहरु
च) सहकारीका अन्र्तराष्ट्रिय सिद्घान्त र मुल्य मान्यताहरु
छ) अन्य पक्षसंग भएको संझौता, निर्देशनहरु
ज) पल्र्स अनुगमन प्रणाली, प्रवृति विष्लेशण
२. निरिक्षणका मुख्य विषयहरुः
क) लेखा कारोवार (भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता)
ख) लेजर/चारखाता विववरण :
१. आम्दानी र खर्च
२. सम्पत्ति र दायित्व
ग) व्यवस्थापन :
१. कर्मचारी व्यवस्थापन
२. ऋण व्यवस्थापन
३. नगद, बैंक र स्थीर सम्पत्ति, मौज्दात व्यवस्थापन
घ) सुसासन :
१. साधारण सभा र सभाको निर्णयहरु
२. संस्थाको नीति निर्माण र कार्यान्वयनका अवस्थाहरु
३. समितिको बैठक तथा निर्णयहरु
४. अन्य
३.निरिक्षण गरिने विषयको विष्तृत विवरण :
उपरोक्त आधारहरुमा रहेर सहकारी संस्थाको निरिक्षण गर्दा सस्थाको समग्र विषयमा निरिक्षण गर्न सहज होला । त्यस भित्रका विषयहरुलाई निम्नानुसार निरिक्षण गर्न सकिन्छ :
क) लेखा कारोवार( भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता) :
भौचर, सपोर्ट कागजातहरुको निरिक्षण गर्दा, ध्यानदिनुपर्ने कुराहरु :
– अद्यावधिक रुपमा लेखा भौचर तयार भए नभएको ।
– तयार गर्ने, चेक गर्ने र सदर गर्नेले दस्तखत गरे नगरेको ।
– भौचरमा राखिने सर्पोट, प्रमाणीत कागजात भए नभएको ।
– भौचर र सपोर्ट कागजात स्वीकार योग्य छ वा छैन ।
– लेखा भौचर मिति अनुसार सिलसिलेवार लेखिएको र लेजरमा सोही अनुसार प्रविष्टी भए नभएको ।
– पान विल, भ्याट विल, भर्पाई के हुनुपर्ने हो ? के राखिएको छ ?
सहायक तथा व्यक्तिगत खाता निरिक्षण गर्दा, ध्यानदिनुपर्ने कुराहरु :
– सहायक र व्यक्तिगत खाताको प्रकार, किसिम टिपोट गर्ने ।
– अद्यावधिक रुपमा प्रविष्टी भए नभएको जाच गर्ने ।
– सहायक खाता र व्यक्तिगत खाता चेक जाँच र प्रमाणित गरे नगरेको चेक गर्ने ।
– सफ्टवेयरमा कारोवार भए व्यक्तिगत, सहायक खाताको प्रिन्ट राखे नराखेको चेक गर्ने । संस्थाको सफ्टवेयर प्रणालीको डाटा सुरक्षाको धेरै हदसम्मको विश्वस्त भए मात्र पुर्ण रुपमा सप्mटवेयर डाटालाई मात्र मान्यता दिने ।
– पास वुक वा सफ्टवेयरको व्यक्तिगत व्यालेन्स र व्यक्तिगत लेजरको व्यालेन्स क्रस चेक गरेको छ छैन, केही नमुनाहरु लिई चेक गर्ने ।
– व्यक्तिगत खाताको जोड र सहायक खाताको विवरणको भिडान हुन्छ हुदैन चेक गर्ने ।
ख) चारखाता विववरण वा वित्तिय प्रतिवेदन विवरण :
संस्थाको मुख्य आर्थिक हिसाव रहने यस पक्षको निरिक्षण अति नै महत्वपुर्ण मुख्य पाटो हो । यस विवरणहरुको निरिक्षण गर्दा , विषय वस्तुको वुझाई, तुलना, अध्ययन र केही सामान्य सैद्धान्तीक र नियमबारे पनि जानकारी हुन आवश्यक हुन्छ । तथापी सामान्य तरिकाले पनि यस विषयमा निरिक्षण गर्न नसकिने भने होईन । यस विवरणहरुको निरिक्षण गर्दा ध्यान दिनुपर्ने केही कुराहरु :
१. आम्दानी र खर्च :
– संस्थाको कारोवार अनुसारको आम्दानी भएको छ छैन जाँच गर्ने । उदाहरणको लागि बचत तथा ऋणको कारोवार गर्ने संस्थाले गर्ने आम्दानीमा व्याज आम्दानीको हिस्सा प्रमुख हुनुपर्छ । जरिमाना, शुल्कका हिस्सा उल्लेख्य पाएमा कारण खोजी गर्ने ।
– व्याज छुट, कमिसन, शुल्क आदिको गणना गर्दा ठिक ढंगले भएको छ छैन नमुना छनौट गरि चेक गर्ने ।
– व्याज आम्दानीको दर र तोकिएको व्याजदर बीच कति फरक छ ? गणना गरि फरक भएको यथोचित कारण पत्ता लगाउने । तोकिएको दर भन्दा वढि व्याज लगाएमा, जरिमाना व्याजदर धेरै लिएमा, पुरानो पाउनुपर्ने व्याज चालु आ.व.मा असुली भएमा, चालु आ.व.मा व्याज असुल नभएमा यो दर तोकिएको व्याजदर भन्दा फरक आउछ । यो दर एक महिनाको हिसावमा सामान्य रुपमा गणना गर्नका लागि : यस महिनाको व्याज आम्दानी×१२/औषत लरर×१०० गरि निकाल्न सकिन्छ ।
– खर्च बजेटमा भएका शीर्षक र लेजरमा लेखा शीर्षकहरु फरक छन कि छैन्न ? एकै भए बजेट नाघेर खर्च भएको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ ।
– खर्चहरु गर्दा औचित्य, यथार्थता छन वा छैनन् चेक गर्नुपर्छ । उदाहरणको लागि साधारण सभामा सदस्यको उपस्थिती ३०० जना, साधारण सभाको नास्ता विलमा ७०० जनाको भए सो औचित्य पुष्टी गर्न लगाउनुपर्छ ।
– वास्तविक व्याज खर्च को दर र संस्थाले तोकेको व्याजदर समान आउनुपर्छ । सो गणना निकाली फरक भए यथोचित कारण के हो पत्ता लगाउनुपर्छ ।
– संस्थाले भुक्तान गर्ने कुनै शुल्कमा जरिमाना तिरेको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ । पानी, विद्युत, सवारी, सम्पत्ति कर, विमा नविकरण आदिमा जरिमाना तिरेको भए जिम्वेवार कर्मचारी पदाधिकारीलाई सो विषयमा जवाफदेही बनाईनुपर्छ ।
– ब्याज भुक्तानीमा, कर्मचारी पारिश्रमिक, घरभाडा भुक्तान आदिमा श्रोतमा कर कट्टी भए नभएको र कट्टी भएको भए अर्को महिनाको २५ गते भित्र कर कार्यालयमा जम्मा गरे नगरेको चेक गनुपर्छ ।
– नाफा नोक्सान हिसाव रिपोर्ट लिई संस्थाको लेजर संग भिडान गरि फरक भए नभएको जानकारी लिने ।
– सहायक खाताको शीर्षकगत जोड र चारखाताको मुख्य शीर्षकसंग भिडान हुनुपर्छ । सो भए नभएको चेक गर्ने ।
– संस्थामा भएको सम्पुर्ण खर्चको लेखा भुक्तान नभएपनि राखिनुपर्छ र आम्दानी चाही नगद प्राप्ती भएपछि मात्र राखिनुपर्छ । आम्दानी र खर्चको विवरणमा यो विषय पनि जाँच गर्न आवश्यक छ ।
२. सम्पत्ति र दायित्व
– नाफा वा नोक्सान सहित सम्पत्ति र पुँजी तथा दायित्व विवरण तयार गर्ने (वासलात)
– सवै शीर्षकका सम्पत्ति र दायित्वको रकम अध्ययन गर्ने । यसले संस्थामा कहाँबाट पैसा भित्रीन्छ (दायित्व) र त्यसको कहाँ प्रयोग (सम्पत्ति) भएको छ देखाउछ ।
– गत अवधि र यस अवधिको अनुपातिक दर निरिक्षण
– बासलातका रकमहरु बार्षिक कार्यक्रम बजेट, व्यावसायिक योजनासंग तालमेल मिलेको छ कि छैन, याद गरिनुपर्छ ।
– संस्थाको वासलातले देखाएको वा नगद खाताले देखाएको नगदको भौतिक गणना गरिनुपर्छ । नगद भौतिक रुपमा पनि मिलेको हुनुपर्छ ।
– संस्थाको बैंकखाता हरुको जानकारी लिई सो बैंक हिसाव भिडान भए नभएको जानकारी लिनुपर्छ । यदि भिडान नभएको भए भिडान गर्न लगाउनुपर्छ ।
– लगानी हिसावको प्रमाण र औचित्यता
– व्यक्तिगत ऋण खाता, ऋणको सहायक खाताको जोडसंग जम्मा ऋण मिलेको हुनुपर्छ ।
– पेश्कि वा पाउनुपर्ने हिसावहरु नियमानुसारको छ वा छैन ? कस्लाई दिएको हो, किन दिएको ? फस्र्यौट हुन वा पाउन वाकी रहेको उचित छ वा छैन ? अध्ययन गरिनुपर्छ ।
– संस्थाका भौतिका सम्पत्तिको विष्तृत विवरण र भौतिक गणना गरिनुपर्छ ।
– शेयर सदस्यको व्यक्तीगत हिसाव विवरण अनुसार मिलेको शेयर हिसाव
– लेखा परिक्षण, सहायक खातासंग मिलेको कोष हिसाव भए नभएको अध्ययन गरिनुपर्छ । कोष हिसावको खर्च गर्दाका (घटाउदा)को भौचर अध्ययन गरिनुपर्छ ।
– व्यक्तिगत बचत खाता, सहायक खाता संग मिलेको कुल बचत हिसाव हुनुपर्छ ।
– भुक्तानी दिनुपर्ने हिसाव कस्लाई, किन र कहिले देखिको हो? अध्ययन गरिनुपर्छ ।
– संस्थामा आएका अनुदान स्थीर निर्माण वा सम्पत्ति खरिदको लागि हो कि ? कार्यक्रम संचालनका लागि हो ? आएको अनुदानको रकम र राखिएको लेखाको अनुदानको रकम मिल्छ मिल्दैन ? ध्यान पु¥याउन आवश्यक छ ।
ग) व्यवस्थापन :
संस्थाको समग्र सवै कार्य, जसले श्रोत साधनलाई उदेस्य प्राप्तीका लागि परिचालन गर्दछ, लाई नै संस्थाको व्यवस्थापन भनीएतापनि, त्यस विषय भित्रको संस्थाको कर्मचारी व्यवस्थापन, ऋण व्यवस्थापन र नगद, बैंक र भौतिक सम्पत्ति व्यवस्थापन जस्ता विषयको विष्तृत अध्ययन निरिक्षण गर्न आवश्यक पक्षहरु यस खण्डमा समेटिएको छ ।
१. कर्मचारी व्यवस्थापन : यस विषयमा निरिक्षण गर्दा निम्न विषयमा ध्यान दिनु पर्छ :
– संस्थामा कर्मचारी नीति भए नभएको, भएमा पनि संसोधन हुने गरे नगरेको ।
– संस्थामा कर्मचारी छनौट प्रक्रिया, नियुक्ति पारदर्शी र प्रतिष्पर्धी भए नभएको एवं संस्थाको नीति अनुसार भएनभएको ।
– कर्मचारी हाजिरी अध्यावधिक भए नभएको ।
– नियमानुसार विदा बस्दा स्वीकृत भए नभएको, विदाको रेकर्ड मिले नमिलेको ।
– कर्मचारी वढुवा तथा पुरस्कार
– घटुवा तथा सजाय
– कार्यविभाजन, तह वर्गिकरण
– कर्मचारी तालिम
– कार्यसम्पादन मुल्यांकन
२. ऋण व्यवस्थापन : बचत र ऋणको कारोवार गर्ने सहकारी संस्थाको मुख्य सम्पत्ति, कमाउने मुख्य आधार भनेकै ऋण सम्पत्ति हो । त्यसैले ऋण व्यवस्थापनमा संस्थाको व्यवस्थापकीय अभ्यासलाई निरिक्षण गरि सो सम्पत्तिको जोखिमलाई न्युनीकरण गर्न निम्न विषयमा अध्ययन गरिनुपर्छ ।
– ऋण सम्वन्धि नीति, साधारण सभाको निर्णय
– ऋण सिमा, व्याजदर, अवधि, तोकिएको भन्दा फरक गरि ऋण प्रवाह गरिनु हुदैन ।
– माग र स्वीकृत प्रक्रिया
– धितो सुरक्षण, रोक्का विवरण
– किस्ता, ग्रेस अवधि
– कागजात र तमसुक फायल हरु अद्यावधिक र नियमानुसार भए नभएको ।
– ऋण भा.ना. भएको सम्वन्धमा
– ऋणको रिपोर्ट
– व्यक्तिगत, सहायक र मुख्य खाताको भिडान
– कर्मचारी, संचालक, नजिकका आफन्तको ऋणको फायलहरुको जाँच गरि कैफियत भए नभएको ।
– ऋणमा नियमानुसार जोखिम कोष व्यवस्था
– ऋणको सदुपयोगिता र औचित्यता
– ऋण भुक्तानी र असुली वीचको तालमेल मिलेको छ छैन ।
३. नगद, बैंक र स्थीर सम्पत्ति तथा मौज्दात व्यवस्थापन : संस्थाको कारोवारको सार भनेको नगद वा बैंक हो । संस्थामा नगद वा बैंक हिसाव भिड्यो, मिल्यो भने अन्य हिसावहरु भिडान गर्न केही हदसम्म सजिलो हुन्छ । संस्था व्यवस्थापन पक्षको प्रत्यक्ष नियन्त्रणमा रहने यस्ता सम्पत्तिहरुको उचित व्यवस्थापन हुन सकोस भनी निम्न विषयमा आधारित रही निरिक्षण गरिनुपर्छ :
– नगद राख्ने सिमा, सो को जिम्वेवारी
– नगद रेकर्ड, प्रमाणीत र अद्यावधिक
– नगद तथा अन्य सम्पत्तिको भौतिक रुपमा सुरक्षा
– कार्यालय भन्दा वाहिर नगद लाने ल्याउने प्रक्रिया
– ढिकुटी रजिष्टरको पुर्ण विवरण चेक
– ढिकुटी चाविको परिचालन
– बैंक स्टेटमेन्टको भिडान, कारोवार भिडान
– चेकवुक रजिष्टर रेकर्ड र भौतिक गणना
– स्थीर सम्पत्ति खरिद प्रक्रिया
– स्थीर सम्पत्तिको संकेत रेकर्ड
– खरिदको औचित्य र वित्तिय क्षमता
– सम्पत्तिमा हस कट्टी
– सम्पत्तिको उपयोग, स्थीति र विक्री
– विक्रिका सामानको भौतिक गणना(मौज्दात रेकर्डको अध्ययन)
– सुखन चुहन र जर्तिको दर
– खरिद विक्रिको स्थीती
– खरिद विक्रिको नाफा नोक्सान
– खरिद विक्रिको सेवाको प्रभावकारिता
घ) सुसासन :
संस्थाले जतिसुकै ठुलो कारोवार गरेपनि सुसासनमा चल्नु पर्ने पहिलो शर्त हो । अन्यथा संस्थाहरु धरासायी हुनसक्छन । असल कानुनी अभ्यास, नीतिगत संचालन, पारदर्शिता, जवाफदेहीता, सहभागितात्मक निर्णय प्रक्रिया, पक्षपात रहित संचालन आदि जस्ता विषयले सुसासनलाई प्रत्याभुत गर्दछ । सहकारी संस्थाको सुसासन पक्षको अध्ययनका लागि निम्न विषयको अध्ययन र निरिक्षण गरिनु उपयुक्त हुन्छ ।
१. साधारण सभा र सभाको निर्णयहरु :
– नियमानुसार साधारण सभा
– साधारण सभाका निर्णयहरु
२. संस्थाको योजना, उदेस्य तथा नीतिगत व्यवस्थाहरु :
– योजना अनुसारका कार्य
– उदेस्यसंग तालमेल
– संस्थाले निर्माण गरेका नीतिहरु र त्यसको प्रयोग र संसोधन
– योजना तथा नीति निर्माण गर्ने र स्वीकृत गर्ने तरिका
३. समितिको निर्माण र यसका निर्णयहरु
– समितिको वैठक नियमानुसार र गणपुरक भई वसेको छ, छैन ।
– संस्थाको समिक्षा हुने गरे नगरेको
– जिम्वेवारी, जवाफदेहीता सहितको कानुनी निर्णय गर्ने गरेको छ वा छैन ।
– खास व्यक्तिलाई लक्षित भए नभएको
– संचालक पदाधिकारीको भत्ता
– संचालकको निर्वाचन, वाकी अवधि
४. अन्य :
– लेखापरिक्षण र कैफियतहरु
– लेखा समितिका कैफियत र सुझावहरु
– कुनै संझौता भएको भए सो अनुसार
– आधिकारिक निकायवाट आएको निर्देशन, सुझावहरु
लेखक साना किसान विकास बैंकका अधिकृत (निरिक्षण तथा अनुगमन) हुन् ।
Leave a Comment